Petra Reiner, Daniela Lehenbauer
Credit: VHS Wien
Es wird ein großes wienweites Projekt ausgerollt. Über 800 MitarbeiterInnen der VHS Wien sollen darüber Bescheid wissen, rund 3.000 KursleiterInnen sind aufgerufen mitzuwirken, generelle Jobausschreibungen an die Wiener Bevölkerung werden in Medien geschaltet, die KooperationspartnerInnen werden über Struktur und Ablauf des Vorhabens informiert, politische EntscheidungsträgerInnen erhalten laufend ein Update zum Projektfortschritt – diesen kommunikativen Herausforderungen stand sich die VHS Wien im Herbst 2014 gegenüber. Schnell war klar, dass es eine Anlaufstelle geben muss, an der alle Informationen zusammenlaufen und man einen generellen Überblick über alle Vorhaben benötigt. Neben der Ergänzung und Unterstützung der organisatorischen und konzeptionellen Leistung des Projektteams musste die Herausforderung bewältigt werden, die Bedürfnisse aller Anspruchsgruppen zu erfüllen, um so in weiterer Folge die VHS Wien strategisch gut positionieren zu können – nämlich als der Garant für die erfolgreiche Umsetzung dieses in vielerlei Hinsicht außergewöhnlichen Projekts, der „Förderung 2.0.“
Das Projekt „Förderung 2.0“ (Gratis Lernhilfe) ging im Februar 2015 mit über 1.000 Kursen an rund 400 Schulstandorten an den Start. Bedenken und Missverständnisse konnten durch eine gezielte Vorbereitung und eine klare und transparente Kommunikation in alle Richtungen rasch ausgeräumt werden und die erfolgreiche Umsetzung konnte durch den Einsatz aller MitarbeiterInnen erreicht werden.
Dieses Beispiel macht das „Warum“ der Bündelung der Ressourcen im Bereich der Unternehmenskommunikation klar und fasst doch noch zu kurz.
Die Ausrichtung der Unternehmenskommunikation bietet das strategische Dach für alle kommunikativen Botschaften der VHS Wien – nach innen und nach außen. Das Aufgabengebiet umspannt somit die gesamte interne, externe, formelle bzw. informelle Kommunikation der VHS Wien.
Dabei ist es wichtig zu erwähnen, dass die Unternehmenskommunikation nicht die gesamte Kommunikation selbst übernehmen kann – es geht um die gezielte Aufbereitung der Inhalte und Steuerung, wer welche Informationen, von wem, wann bekommt, damit alle Betroffenen erstens eingebunden und zweitens gut informiert sind. „Alle“ schließt übrigens sowohl KooperationspartnerInnen, Unternehmen, öffentliche Einrichtungen, VertreterInnen von Gremien, politische Büros, Magistrate als auch Medien und natürlich ganz zentral, die KollegInnen und MitarbeiterInnen sowie die KursleiterInnen der VHS Wien ein. Alle kommunikativen Maßnahmen, die bereits in unterschiedlichen Bereichen in Richtung unterschiedlicher Zielgruppen laufen, werden in der Ausrichtung der VHS Wien berücksichtigt und miteinbezogen. Wichtig ist, dass alle Fäden zusammenlaufen und die Unternehmenskommunikation das große Ganze im Blick hat. So ist es auch leichter, Anliegen und Themen unterschiedlichster Anspruchsgruppen zusammenzubringen und untereinander zu vernetzen.
Strategie sichtbar machen
Das Herzstück der Unternehmenskommunikation sind die klar definierten strategischen Ziele des Geschäftsführers sichtbarer zu machen. Für deren Erreichung sind eine Beschreibung der Strategie anhand von Projekten und Maßnahmen und eine adäquate Kommunikation an die MitarbeiterInnen im Unternehmen unerlässlich. Strategiearbeit bedingt langfristige Planung und die Fähigkeit, auch bei Gegenwind oder einschneidenden Änderungen auf Kurs zu bleiben. Dabei ist es essenzielle Voraussetzung, engen und kontinuierlichen Austausch mit der Geschäftsleitung sowie allen Unternehmensbereichen zu pflegen. Auch das Schlagwort der Nachhaltigkeit wird hier tragend, da gerade eine nachhaltige Kommunikation gewinnbringende Zusammenarbeit erleichtert und fördert.
Themen an die Tagesordnung setzen
Einen großen Anteil der strategischen Ausrichtung der Unternehmenskommunikation hat die Medienarbeit. Dabei sollen noch proaktiver als bisher PR-Themen aufgespürt und entwickelt werden, welche die VHS Wien in Abstimmung mit den Unternehmenszielen gut in der Stadt positionieren. Wichtig ist dabei auch neue Vermittlungsformen anzuwenden und zum Beispiel eigene JournalistInnenworkshops zu Themen wie Mehrsprachigkeit, Basisbildung oder Ökonomisierung anzubieten. PressevertreterInnen haben dabei die Möglichkeit, in einer kleinen Runde direkt von ExpertInnen und Betroffenen Hintergründe zu erfragen und die Welt der VHS Wien näher kennenzulernen. Ein anderes Beispiel ist sicher, das Aufgreifen von gezielten JournalistInnenanfragen und die Entwicklung eines Drehbuchs, immer in Abstimmung auf die festgelegte Unternehmensstrategie. So kann die VHS Wien bei allen Anfragen immer als qualitätsbewusstes und traditionsreiches Unternehmen und als innovativer sowie professioneller Arbeitgeber positioniert werden.
Planvolles Schaffen und Herausstellen der vorhandenen Stärken und Qualitäten des Unternehmens
Die Unternehmenskommunikation setzt Themen an die Tagesordnung, um ganz gezielt das Unternehmen zu positionieren. Damit wird ein Umfeld geschaffen, in dem der Geschäftsführer sich und die VHS Wien optimal vertreten kann. In enger Zusammenarbeit mit dem Bereich Personalmanagement und -entwicklung wird gezielt die Art und Weise, wie das Unternehmen am Arbeitsmarkt als Arbeitgeber wahrgenommen wird, gestaltet. Dabei ist Identität ein wichtiges Schlagwort und es geht nicht nur darum, wie das Unternehmen nach außen hin auftreten will, sondern verstärkt auch darum, mit welchen Eigenheiten und Stärken sich die MitarbeiterInnen am meisten identifizieren können im Unternehmen. In einem Unternehmen mit über 800 MitarbeiterInnen ist es eine besondere Herausforderung, dass sich alle miteinbezogen fühlen und die Werte des Unternehmens mittragen. Wir erkennen das Potenzial, das darin liegt, wenn die MitarbeiterInnen der VHS Wien echte FürsprecherInnen für das Unternehmen sind. Hier hilft es zum einen, den Fokus auf die Wichtigkeit des Themas zu legen und strukturiert Raum für Gespräche und Anliegen zur Verfügung zu stellen. Zum anderen müssen Kommunikationskanäle verstärkt bespielt werden, die die Information im Unternehmen heben. Nur wenn alle gut über Rahmenbedingungen und Ziele informiert sind, findet Identifikation statt.
Wissen im Unternehmen heben
In einer gut strukturierten Unternehmenskommunikation ist es wichtig, einen genauen Blick auf die interne Kommunikation zu werfen. Wenn MitarbeiterInnen wertvolle Bildungsarbeit in diesem von ständigen Veränderungen geprägten Umfeld erbringen, müssen sie schnell und gezielt handeln können. Dies setzt voraus, dass sie die Ziele der eigenen Organisation nachvollziehen können und wissen, was sie persönlich zur Erreichung der Organisationsziele beitragen können. So können Arbeitsprozesse optimiert werden und es hat auch positiven Einfluss auf die externe Kommunikation, was wiederum zu einem Wettbewerbsvorteil führt – eine Chance, die wir uns somit nicht entgehen lassen und auf die wir viel Augenmerk legen werden. Dabei stoßen wir immer wieder auf den Begriff des Wissensmanagements.
Die zentralen Bereiche Personalmanagement und -entwicklung, Projekte und öffentliche Aufträge sowie die Unternehmenskommunikation beschäftigen uns gerade ausführlich hinsichtlich der Frage, wie man Wissen langjähriger MitarbeiterInnen jenen KollegInnen, die neu im Unternehmen sind, zugänglich machen kann (und umgekehrt) bzw. wie Ergebnisse von Projekten in unsere Bildungsarbeit einfließen können. Wir sehen das Wissen der MitarbeiterInnen ja definitiv als Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Um Innovationspotenziale im Hinblick auf das Wissensmanagement zu erkennen und zu nutzen wurde im Unternehmen bereits 2003 eine ExpertInnengruppe gestartet. Von den damaligen Ideen und Projekten wurden einige umgesetzt und implementiert. Die Unternehmenskommunikation setzt diese Arbeit heute im Hinblick auf die neuen Ansprüche und Herausforderungen fort. Konkret wird daran gearbeitet, wie ExpertInnenwissen abgerufen und wie Erfahrungswissen in unserem Bildungsbetrieb gut einbezogen werden können. So kann die Wissensbasis aller erweitert und Wissen bestens genutzt, geteilt und gebündelt werden. //
Wir freuen uns auf alle zukünftigen Herausforderungen mit den Worten der Band „Die Ärzte“: „Als mich die Toten Hosen damals gefragt haben, ob ich ihr Schlagzeuger werde, habe ich gesagt, nee, ich spiele lieber in dieser Band.“
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